Długotrwałość procedury przekształceniowej a zawiadomienie o przekształceniu

Etap zawiadomienia wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu spółki jest punktem niemal każdego procesu restrukturyzacyjnego. Nie rozstrzygając o wadze przedmiotowego etapu w kontekście całego procesu przekształcenia spółki, zawiadomienia wspólników bez wątpienia wydłużają przeprowadzenie restrukturyzacji. Czy faza zawiadomienia wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu spółki jest faktycznie konieczna we wszystkich strukturach wspólniczych?

Ratio legis zawiadomienia

Zgodnie z art. 560 § 1 kodeksu spółek handlowych (ksh) spółka zawiadamia wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki dwukrotnie, w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia tej uchwały, a drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia. Zawiadomienie wspólników jest przypisane fazie menadżerskiej procesu przekształcenia, jakkolwiek skierowane są one do wspólników spółek, dlatego pośrednio odnoszą się do jego fazy właścicielskiej. Ratio legis przepisu art. 560 ksh polega niewątpliwie na poinformowaniu wspólników danej spółki o dacie oraz miejscu odbycia spotkania, zaś w przypadku spółek kapitałowych – odpowiednio o dacie oraz miejscu zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia, na których to będzie podejmowana uchwała o przekształceniu spółki. Obok tego wspólnicy spółki powinni otrzymać zgodnie z art. 560 § 2 ksh informację o istotnych elementach planu przekształcenia oraz opinii biegłego rewidenta, a także o miejscu oraz terminie, w którym mogą się zapoznać z pełną treścią planu i załączników, a także opinią biegłego rewidenta, przy czym termin ten nie może być krótszy niż dwa tygodnie przed planowanym dniem powzięcia uchwały o przekształceniu. 

Wprowadzając do procedury przekształceniowej etap zawiadomienia wspólników ustawodawca zakładał, że podmioty odpowiedzialne za fazę menadżerską oraz fazę właścicielską procesu są zasadniczo powiązane w niskim stopniu, zaś decyzję podejmowane są na każdym etapie autonomicznie. Powyższe założenie implikuje zatem konieczność poinformowania wspólników pasywnych odpowiednio wcześnie oraz szczegółowo o warunkach zmiany formy prawnej spółki do której pierwotnie przystąpili, ich roli w spółce przekształconej, a także skutkach niezłożenia przez wspólnika oświadczenia o przystąpieniu do spółki przekształconej.

Sposób zawiadomienia

Zgodnie z art. 560 § 1 ksh zawiadomienie powinno być dokonane w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej. W przypadku spółek kapitałowych zawiadomienie powinno następować zatem zgodnie z art. 238 ksh, w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz odpowiednio art. 402 albo art. 402¹ § 1 ksh w przypadku spółki akcyjnej. Wobec treści art. 126 § 1 pkt 2 ksh zasady zawiadamiania wspólników spółki komandytowo – akcyjnej (co dotyczy również komplementariuszy niebędących akcjonariuszami) powinno odbyć się w oparciu o art. 402 ksh.

Wobec powyższego, w przypadku spółki akcyjnej oraz spółki komandytowo akcyjnej, w których co najmniej jedna akcja jest na okaziciela, zawiadomienie akcjonariuszy (zaś w spółce komandytowo-akcyjnej również komplementariuszy), zgodnie z ogólną regułą powinno nastąpić przez ogłoszenie zamieszczone w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej, w której wszystkie akcje są imienne (co dotyczy również spółki komandytowo-akcyjnej), powinni zostać zawiadomieni o przekształceniu spółki za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Należy pamiętać, że co do tych sytuacji zawiadomienie wspólników następuje w oparciu o teorię wysłania, co oznacza, że obliczanie biegu terminów zawiadomienia wspólników będzie dokonywane w odniesieniu do daty wysłania listu poleconego czy też nadania przesyłki pocztą kurierską, nie zaś jego doręczenia. Adresy, na które wysyłane będą zawiadomienia powinny być ustalane zasadniczo w oparciu w adresy wskazane odpowiednio w księdze udziałów oraz księdze akcyjnej. Nie należy zapominać, że formalna procedura wysyłania zawiadomień poprzez wysyłanie listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, może być zastąpiona poprzez wysłanie wspólnikom/akcjonariuszom zawiadomienia pocztą elektroniczną, co pozwala zrealizować wymóg zawiadomienia w sposób szybszy i mniej kosztowny. Wykorzystanie formy elektronicznej uzależnione jest jednak od wyrażenia przez wspólnika/akcjonariusza uprzedniej pisemnej zgody na wysłanie zawiadomienia e-mailem, jednocześnie wskazującego adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Zawiadomienie wspólników drogą mailową również opiera się o teorię wysłania, co oznacza, że dzień prawidłowego wysłania wiadomości mailowych do wspólników/akcjonariuszy wyznacza początek biegu ustawowych terminów zawiadomienia.

Kodeks spółek handlowych nie rozstrzyga o sposobie zawiadomienia wspólników przypadku spółki jawnej, partnerskiej oraz komandytowej. Wobec powyższego w przypadku sposobu zawiadomienia wspólników wymienionych spółek osobowych odpowiednie zastosowanie znajdzie art. 61 kodeksu cywilnego. Dojście zawiadomienia do adresata – zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej – powinno zatem nastąpić w taki sposób, by mógł on zapoznać się z jego treścią. W konsekwencji od momentu skutecznego doręczenia zawiadomienia wspólnikom należy liczyć terminy na zawiadomienie wspólników. Mając na uwadze powyższe sposób zawiadomienia wspólników w przypadku spółki jawnej, partnerskiej i komandytowej jest ściśle uzależniony od stosunków wewnętrznych w danej spółce i relacji między wspólnikami, dlatego w przypadku niskiego poziomu zaufania pomiędzy wspólnikami wskazane jest awizowanie przesyłki poleconej, które zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego (wyrok SN z dnia 5.10.2005 r., I PK 37/05) tworzy domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia woli.

Termin zawiadomienia

Zawiadomienie o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu spółki powinno nastąpić dwukrotnie – pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia tej uchwały, a drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia.

Termin dwóch tygodni jest terminem minimalnym, co oznacza, że dopuszczalne jest wprowadzenie dłuższych odstępów pomiędzy zawiadomieniami np. trzy lub cztery tygodnie, jakkolwiek w zdecydowanej większości przypadków takie wydłużenie będzie bezcelowe (dotyczy to również terminu miesięcznego).

Obrazując powyższe na przykładzie zawiadomienia o przekształceniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – w przypadku gdy pierwsze zawiadomienie zostało wysłane wspólnikom spółki przekształcanej w dniu 28 kwietnia 2021 roku, drugie zawiadomienie może zostać wysłane najwcześniej 13 maja 2021 roku. Podjęcie uchwały przekształceniowej na zgromadzeniu wspólników mogłoby zaś odbyć się najwcześniej 29 maja 2021 roku.

Treść zawiadomienia

Zasadniczo treść zawiadomienia wskazana została w art. 560 § 2 ksh, który wskazuje, że zawiadomienie, powinno zawierać istotne elementy planu przekształcenia oraz opinii biegłego rewidenta, a także określać miejsce oraz termin, w którym wspólnicy spółki przekształcanej mogą się zapoznać z pełną treścią planu i załączników, a także opinią biegłego rewidenta. Dodatkowo na podstawie art. 560 § 3 ksh do zawiadomienia należy dołączyć projekt uchwały o przekształceniu oraz projekt umowy albo statutu spółki przekształconej, przy czym nie dotyczy to przypadku, w którym zawiadomienie jest ogłaszane.

W przypadku spółek kapitałowych oraz spółki komandytowo-akcyjnej wskazane jest połączenie czynności zawiadomienia o przekształceniu z zawiadomieniem wspólników o zwołaniu nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia, stosując w tym zakresie odpowiednio art. 238 § 2 ksh oraz art. 402 § 2 ksh, poprzez dodanie stosownych informacji w treści zawiadomienia.

Skutki naruszenia przepisów o zawiadomieniu

Skutkiem naruszenia opisanych powyżej zasad zawiadomienia wspólników o przekształceniu jest możliwość zaskarżenia przez wspólników spółki przekształcanej uchwały o przekształceniu powództwem o stwierdzenie jej nieważności na podstawie art. 567 § 1 ksh. W przypadku zatem gdy wszyscy wspólnicy zagłosowali za uchwałą o przekształceniu oraz złożyli oświadczenia o uczestnictwie w spółce przekształconej, kognicja sądu rejestrowego w przedmiocie kontroli prawidłowości przeprowadzenia zawiadomień wspólników o przekształceniu jest wyłączona.

Uwagi końcowe

Przekształcenie spółki jest bez wątpienia doniosłym wydarzeniem w procesie funkcjonowania spółek, dlatego etap zawiadomienia wspólników powinien w istocie w sposób kompletny przedstawić wspólnikom jego konsekwencje oraz funkcje wspólników w spółce przekształconej. Niemniej jednak etap ten w wielu wypadkach stanowi wyłącznie literalne wypełnienie obowiązków narzuconych przez ustawodawcę na przedsiębiorców, które to działania ukierunkowane są wyłącznie chęcią formalnego spełnienia wymagań wskazanych przez ustawę. Dotyczy to w szczególności spółek, w której wspólnicy są ze sobą ściśle powiązani, w strukturach charakteryzujących się wysokim stopniem zaufania oraz w których struktury zarządcze oraz właścicielskie niejako przenikają się. Część ze stosowanych przez przedsiębiorców rozwiązań jest zrzekanie się przez poszczególnych wspólników prawa do uzyskiwania zawiadomień wspólników, niemniej jednak biorąc pod uwagę wyraźną dyspozycję art. 560 ksh należy uznać taką praktykę za wątpliwą w kontekście jej skuteczności.

Mając na uwadze powyższe oraz uwzględniając długotrwałość procesu zawiadomienia, właściwym byłoby wprowadzenie przez ustawodawcę odpowiednich zmian, które umożliwiłyby niewykonywanie zawiadomień o przekształceniu, pod warunkiem wyrażenia przez wspólnika/akcjonariusza uprzedniej pisemnej zgody na niewykonywanie przedmiotowego obowiązku.